教务部通﹝2026﹞147号

各学院及学生：

为鼓励校区博士生积极参加高水平国际学术会议，给优秀博士生创造更多的参与国际学术交流的机会，现根据校本部研究生院相关要求，启动校区2026年国际会议资助（第三批）申报工作，相关事宜通知如下：

一、资助范围

此次申请对象为线下参加2026年9-11月期间在国外召开的高水平国际学术会议的研究生。

二、资助要求及条件

1. 申请人应为我校全日制在读研究生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在资助范围）。其中，申请人系在读硕士研究生的，应已获得我校申请-考核读博或硕博连读资格。

2. 申请人参加的国际会议必须是国际权威学术组织召开的高水平学术会议，详见《哈尔滨工业大学（深圳）高水平国际学术会议目录》（附件1）。

3. 邀请函或会议通知中需注明申请人的参会方式，应体现会议时间、会议地点、口头报告/张贴论文等信息。

4. 论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。

5. 会议论文或大摘要被录用即可申请本资助。会议召开时，申请人尚未毕业答辩。申请人必须在参会前提交资助申请，教务处不接受学生参会回国后补交资助申请。

6. 每位研究生在读期间只资助一次。

7. 每年最多资助每位博导的2名博士生参加国际会议。

8. 国家公派留学项目或学校中长期国际交流项目选派的正在外留学的研究生也可提交申请，只资助注册费。

三、资助方式及标准

资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：

学校资助交通费（含机票、火车票、城际间大巴费）、保险费（仅限交通意外险）、会议注册费、签证费、住宿费，并设最高限额；未超限额者实报实销，超过限额者按最高限额执行，超额部分由导师资助。学校资助标准为：

1. 赴欧美国家参加顶级会议：1.2万元人民币

2. 赴欧美国家参加A类会议：1.1万元人民币

3. 赴欧美国家参加B类会议：1万元人民币

4. 赴亚洲国家参加顶级会议：0.6万元人民币

5. 赴亚洲国家参加A类会议：0.55万元人民币

6. 赴亚洲国家参加B类会议：0.5万元人民币

7. 留学期间参会，只资助注册费：0.4万元人民币

四、申请材料

1. 《哈尔滨工业大学（深圳）研究生国际学术交流基金申请表》（附件2，纸质版）；

2. 参会邀请信（纸质版），若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交；

3. 论文全文或大摘要（纸质版）；

4. 《哈尔滨工业大学（深圳）研究生申请国际会议资助汇总表》（附件3，电子版）。

五、时间安排

1. 学生申请

申请资助的同学请于2026年8月26日前将上述申请材料纸质版和电子版提交至学院秘书老师。

2. 学院提交材料

各学院秘书请于2026年8月28日17:00前将本学院学生的纸质版申请材料提交至教务部H612，并将汇总版《研究生申请国际会议资助汇总表》（附件3）发送至教务处。

六、注意事项

1. 因会议录用通知时间在8月26日之后，未能在本通知要求的时间内申请国际会议资助的同学，如符合资助要求，可补办申请手续。

2. 如果申请人提交的申请材料为大摘要而非论文全文，需在参会后、报销前提交参会总结的同时补交论文全文，否则将不予办理报销手续。

3. 参加国际会议后需提交的参会材料和报销手续请查询网站http://due.hitsz.edu.cn/info/1084/3654.htm。

4. 获得资助学生参会回国后需在30个工作日内到教务部办理报销审核手续，逾期视为放弃资助。未在教务部办理报销审核，而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，教务部不为其办理调账手续。

工作联系人：王老师（H612），电 话：26407831，邮箱：Zoewang77@126.com

教务部教务处

2026年8月14日

（发布人：王泳枝，审核人：朱宁）